¶ Реестр служебных записок
¶ Создание служебной записки
Переход к созданию служебной записки
1. Откройте Документы > Реестр согласований > вкладка «Служебные записки».
2. Нажмите кнопку «Создать служебную записку».
Заполнение основных данных СЗ.
3. В открывшейся форме заполните поле «Тема».
4. Заполните поле «Описание», изложите содержание запроса.
5. В поле «Согласовать до» укажите крайний срок рассмотрения документа.
6. При необходимости прикрепите документ, нажав кнопку «Добавить файл» (допускаются файлы до 10 МБ каждый).
Настройка очереди согласования и исполнителя.
7. В блоке «Очередь согласования» выберите один из вариантов:
- Шаблон — выберите готовый шаблон (требуется предварительная настройка шаблонов через кнопку «Шаблоны согласований»).
- Сотрудники — ручная настройка участников.
7.1. Если выбран вариант «Сотрудники», настройте параметры:
- Режим очереди: выберите «Последовательно (по очереди)» или «Параллельно (единогласно)».
- Согласующие/наблюдатели: нажмите «Добавить сотрудника» или «Добавить роль», укажите тип участника и выберите конкретное ФИО или роль из списка.
- Исполнитель: выберите вариант (Сотрудник или Роль) и через строку поиска укажите, кто будет выполнять СЗ после её согласования.
- Приоритет: выберите степень важности: Высокий, Средний или Низкий (влияет на цвет и сортировку в общем списке).
7.2 Если выбран вариант «Шаблон», настройте параметры:
- Режим очереди и Согласующие/наблюдатели применятся автоматически согласно выбранному шаблону.
- Укажите Исполнителя и Приоритет.
8. Нажмите кнопку «Отправить на согласование» (или «Сохранить черновик», если хотите вернуться к отправке позже). Созданная СЗ отобразится в реестре со статусом «На согласовании».
Действия Согласующего лица.
9. Согласующий участник открывает документ, после чего перед ним появляется окно «Процесс согласования».
10. Ознакомившись с темой, описанием и прикрепленными файлами, согласующий может ввести текст в поле «Комментарий» (необязательно).
11. Согласующий принимает решение, нажимая кнопку «Согласовать» или «Отклонить».
Действия Исполнителя.
12. После изменения статуса СЗ на «Согласовано», она переходит в работу к назначенному исполнителю.
13. Исполнитель открывает окно процесса согласования, выполняет задачу и при необходимости вводит текст в поле «Комментарий».
14. Для завершения процесса исполнитель нажимает кнопку «Исполнено» (или кнопку «Отказ», если СЗ не может быть выполнена).
15. Служебная записка переходит в статус «Выполнено».
¶ Удаление служебной записки
Чтобы удалить или отредактировать служебную записку, откройте её двойным кликом по строке в реестре и выберите нужное действие:
1. Если СЗ еще НЕ согласована (находится в процессе):
- Нажмите «Удалить» для полного удаления или «Откатить до черновика» для редактирования.
2. Если СЗ уже согласована или исполнена:
- Удалить документ нельзя, но можно нажать «Откатить до черновика», чтобы вернуть его в работу.
Важно: Кнопка «Откатить до черновика» в согласованных или исполненных СЗ доступна только автору этого документа или пользователю с правами admin.
¶ Создание шаблона служебной записки
1. Откройте «Шаблоны согласований» в верхней панели реестра.
2. В появившемся окне нажмите на кнопку «Новый шаблон».
3. Настройте шаблон:
- Установите название шаблона.
- Выберите режим очереди (последовательно или параллельно).
- Укажите согласующих (ФИО сотрудников или роль пользователей).
4. Нажмите кнопку «Сохранить» для записи шаблона.
¶ Реестр расторжений
1. Откройте Документы > Реестр согласований > вкладка «Расторжения». Просроченные согласования в списке будут выделены красным цветом.
2. Для просмотра успешно завершенных согласований найдите заявления со статусом «Согласовано».
3. Используйте фильтр для просмотра документов. При необходимости отсортируйте список по дате начала согласования по возрастанию или убыванию.
4. Если согласование создано ошибочно и еще не прошло весь цикл (например, его не согласовал 3-й участник цепочки), вы можете его удалить или сбросить.
- Для изменения ошибочного документа сбросьте согласование, отредактируйте его в Реестре расторжений и повторно запустите процесс.
- Для просмотра ранее удаленных документов нажмите кнопку «Показать удалённые».
5. Для согласования в строке нужного документа нажмите на синюю кнопку «На согласовании» в колонке «Статус». В открывшемся окне процесса согласования нажмите кнопку «Согласовать» в блоке участника со статусом «В процессе согласования».
¶ Настройка цепочки согласований
1. Уполномоченное лицо (Коммерческий директор, Управляющий, Руководитель ОП) настраивает цепочку согласований заявления на расторжение через кнопку “Шаблон”.
Заполняет параметры:
- Режим очереди: последовательно или параллельно.
- Согласующих/наблюдателей: ФИО сотрудников или роль пользователей.
2. Этапы согласования:
- Наблюдатель получает уведомления по каждому шагу в цепочке согласований.
- Согласующий 1: РОП вносит сумму, документы сразу после получения заявления, контролирует дату возврата, согласовывает первым.
- Согласующий 2: Управляющий проверяет данные по заявлению, согласовывает сразу после согласования РОПа. Данного звена может не быть в цепочке согласований.
- Согласующий 3: Главный бухгалтер/сотрудник финансовой службы проверяет данные по заявлению в дату возврата, согласовывает, завершая процесс согласования и расторжения контракта.
🌟 Важно! В цепочке согласований под №3 указан сотрудник, инициирующий возврат: после его согласования денежные средства возвращаются на депозит Клиента.
Уведомления приходят в программе автоматически.